Når det gjelder å lede et team, betyr effektivitet alt; det er forskjellen mellom en produktiv dag og en dyr dag, og det kan i stor grad redusere eller øke antallet hodepine du og kundene dine opplever.
Dessverre skader mange av de vanlige rådene om hvordan man kan øke effektiviteten produktiviteten og teammoralen.
Det følgende vil utforske flere ting du kan gjøre for å enkelt øke effektiviteten på arbeidsplassen din. Spesiell oppmerksomhet vil bli gitt til de som leder innholdsmarkedsføringsteam.
Finn ut hvor du er
Først og fremst, du vil ønske å få en forståelse av hvor teamet ditt er nå, effektivitetsmessig.
Dette kommer til å innebære å samle inn data rundt teamets timer, innsats, prosjekter, resultater, kostnader og gevinster.
Du vil kanskje til og med bruke programvare for å spore ansatte og se hvor mye tid som brukes på spesifikke oppgaver. Denne informasjonen vil i det minste avsløre noen mønstre for deg.
Du skjønner kanskje at etter tirsdagsmøtet hvor alle spiser massevis av smultringer, reduseres produktiviteten.
Du legger kanskje merke til at ansatte som blir bedt om å bytte oppgave ofte produserer mindre enn de som spesialiserer seg og fokuserer på én ting i flere timer.
Det er viktig at du ikke bruker denne informasjonen til å kritisere. Dette er kun for læringsformål.
Personalet kommer til å være mye mindre åpne med dataene hvis du leter etter folk å skylde på og du vil ha informasjon som er så nøyaktig som mulig.
Hvis du ikke kan finne ut hvorfor alle opplever en nedgang på et bestemt tidspunkt på dagen eller dagen i uken, må du undersøke litt.
Du kan til og med gjennomføre små intervjuer på den tiden, spørre ansatte hvordan de har det, hva de tenker på og hva som skjedde i løpet av en time eller så før det plagsomme.
Svarene kan overraske deg.
Bli bedre på å holde møter
Her er hvor tipsene kommer til å gå litt utenfor allfarvei.
De fleste antar at møter forbedrer effektiviteten ettersom de involverer alle i innholdsmarkedsføringsteamet ditt, som samles og diskuterer hva som skjer, slik at de føler seg klare til å bruke den strategien som er avtalt.
Oftere enn ikke, møter er den største enkeltsløsingen med tid i et arbeidsmiljø.
Først og fremst vil du kutte ned møtestørrelser til et minimum.
Bare de som trenger å være til stede på møtet fordi de gir informasjon eller kommer med forslag, skal være tilstede.
Alle andre kan lese referatet, som kan sendes ut på e-post i løpet av minutter.
Tenk på all den tiden folk kan bruke på å jobbe som de kaster bort på å lytte til andre mennesker diskutere noe som ikke er relatert til dem.
Gjør det klart at alle som møter opp til et møte og senere oppdager at de faktisk ikke var nødvendig på det nevnte møtet, kan gå.
I de fleste kulturelle settinger kan det å forlate et møte anses som uhøflig, så folk må få tillatelse til dette. Du kan forklare dem at det er like frekt å kaste bort folks tid.
Du ønsker også å eliminere vanlige møter. Møter bør bare finne sted når det er noe som må diskuteres.
Kutt ned på kommunikasjonsmetoder
Dette er et annet kontraintuitivt poeng. Du tror kanskje at det å ha mange kommunikasjonsmetoder tilgjengelig for personalet ditt fører til at flere kan bruke den samhandlingsmetoden som fungerer best for dem, noe som resulterer i bedre kommunikasjon.
Dette kunne ikke vært lenger fra sannheten.
Hvis ansatte trenger å sjekke en messenger-app, e-posten deres, svare på telefonene, delta på møter, legge inn data i et grupperegneark og oppdatere alle på en produktivitetsapp, er det noen problemer.
For det første er dette tidkrevende, og folk bør bruke tiden sin på å jobbe.
For det andre øker dette sjansene betraktelig for at én plattform kommer til å bli savnet av en ansatt og en annen av en annen, og snart har du et sprøtt spill med telefon der meldingen blir endret ettersom den videresendes gjennom flere applikasjoner.
Minimer metodene for kommunikasjon for å gjøre det enkelt for dine ansatte.
Hvis de må sjekke tre ting, er det mye mer sannsynlig at de holder seg oppdatert på meldingene sine enn om de må sjekke syv ting.
Dette gjelder både for dine interne ansatte og de som jobber eksternt.
Inkluder kommunikasjonsferdigheter i opplæringen
Du trenger bare å bruke noen minutter på å bla gjennom YouTube-kommentarer før du skjønner at folk flest ikke er gode på kommunikasjon. Faktisk er den gjennomsnittlige personen forferdelig på det.
Selv om det å jobbe med innholdsmarkedsføring innebærer at de ansatte er i stand til å lage innhold som uttrykker ideer med omtanke, betyr det ikke nødvendigvis at de er gode på kommunikasjonen som foregår bak kulissene.
Som en del av opplæringen bør du gi ansatte noen grunnleggende tips om kommunikasjon.
Kanskje du til og med vil lage et flytskjema som de kan referere til når de bestemmer seg for hvem som skal CC på en melding eller invitere til et møte.
Kanskje du vil gi ansatte spesifikke setninger som de kan bruke for å redusere risikoen for feilkommunikasjon og dermed bortkastet tid.
Vurder lærere å omformulere det de har forstått i e-poster eller etter møter eller telefonsamtaler.
En enkel så det jeg forstår er at du trenger dette fra meg innen neste mandag og det fra meg neste fredag.
Dette vil øke sjansene for at feilkommunikasjon vil bli fanget opp tidlig.
Du kan også oppmuntre ansatte til å formulere behovene sine tydelig med hverandre.
For å fullføre dette innlegget innen tirsdag, trenger jeg at bildet er ferdigstilt innen fredagen før, og jeg trenger at copyeditoren vår leser det innen mandag kl. 12.00.
Når folk uttrykker behovene sine tydelig, er det en mye større sjanse for at alle får det de trenger for å fullføre arbeidet sitt etter beste evne innenfor den tidsrammen som trengs.
Det kan også være lurt å vurdere å sende laget ditt til en opplæring i innholdsmarkedsføring program. Dette kan hjelpe dem til å lære de siste trendene og beste praksis innen innholdsmarkedsføring, og å utvikle ferdighetene de trenger for å lage innhold av høy kvalitet som vil engasjere og tiltrekke målgruppen din.
Tipsene ovenfor bør hjelpe deg med å forbedre effektiviteten i innholdsmarkedsføringsteamet ditt. Det er avgjørende at du stadig ser disse tipsene på nytt og ser etter forbedringsområder.
Effektivitet er ikke noe som kan håndteres en gang og forblir perfekt i årene som kommer; det er en konstant innsats fra alle involverte. Det er også en god idé å spørre de ansatte om hva de trenger for å forbedre effektiviteten.
Svarene deres kan være sjokkerende enkle og enkle å bruke.
Kanskje alle ønsker å flytte skriveren opp i tredje etasje, så de slipper å vandre nedover trappen hver gang de skriver ut noe.
