Det er noen dokumenter vi bruker regelmessig som er veldig grunnleggende når det gjelder format og utseende.
Det er imidlertid også dokumenter som tjener et svært viktig formål og som er laget for å nå spesifikke mål.
Med denne typen dokumenter er det ekstremt viktig å tenke mye på formateringen og utformingen hvis du vil at de skal tjene sitt formål effektivt.
Riktig formatering og utforming av visse dokumenter kan ha stor innvirkning på hvor vellykkede de er.
Hvis du vil at innholdet ditt skal være mer lesbart, mer engasjerende og lettere å forstå, må du sørge for at formatet alltid er i forkant av tankene dine når du lager dokumentet.
I denne artikkelen skal vi se på noen av dokumenttypene som må formateres riktig.
Ved å ta deg tid til å gjøre dette, kan du dra nytte av på mange måter, for eksempel:
- Forbedre klarheten for leserne
- Utheving av nøkkelinformasjon
- Få dokumentet til å se profesjonelt ut
Du kan lese mer om dette senere i artikkelen.
Hvilke dokumenter kan bli berørt?
Det er mange dokumenter som kan bli positivt påvirket av riktig formatering og design. Noen av de viktigste er:
Jobb-CV
De formatet til en CV kan spille en stor rolle i om CV-en din blir godt mottatt av beslutningstakere, og til og med om den blir lest av dem.
Ved å bruke riktig formatering kan du få CV-en til å se glatt og profesjonell ut, gjøre den lettere for øyet, imponere leseren og trekke oppmerksomheten til den viktigste informasjonen.
Følgebrev
Følgebrev kan også spille en stor rolle når det gjelder det profesjonelle bildet du viser og om mottakeren av dokumentene dine fortsetter å lese videre.
Følgebrevet ditt gir et viktig førsteinntrykk, og det bør effektivt introdusere deg og gi litt informasjon til leseren, slik at de deretter fortsetter å lese dokumentene du sender med brevet.
Mat- og drikkemenyer
Det er også viktig å fokusere på design og formatering av drikke- og matmenyer hvis du driver en bar eller restaurant.
Dette er noe som vil gjøre menyen mer tiltalende og lettere å lese for kundene dine.
Det lar deg også lettere trekke oppmerksomheten deres til viktige punkter, for eksempel spesielle kampanjer og avtaler du kjører.
Kampanjeflyers
Sørger for det salgsfremmende flyers er godt utformet og riktig formatert er veldig viktig hvis du vil at de skal nå målet sitt.
Disse løpesedlene bør trekke leserne inn, fremheve eventuelle nøkkelpunkter, for eksempel detaljene i kampanjen din, og holde leseren engasjert.
Designet og formateringen kan ha stor innvirkning på deres suksess i denne forbindelse.
Brukerhåndbøker
Mange som kjøper produkter stoler på brukermanualer for å lære hvordan du bruker produktet.
Dette er imidlertid kun mulig dersom brukermanualen er velskrevet og formatert på en måte som gjør informasjonen fordøyelig og lettere å forstå.
Så formateringen av brukerveiledninger og manualer er avgjørende hvis du vil at de skal være nyttige for leseren.
Pressemeldinger
Pressemeldinger gir en flott måte å komme med store kunngjøringer og få eksponering, men riktig formatering i tråd med bransjestandarder er avgjørende.
Dette kan påvirke hvor engasjerende de er, hvor lett nøkkelinformasjon kan oppdages av lesere, og om du vil være i stand til å få pressemeldingen publisert i det hele tatt.
Direktepostdokumenter
Når det gjelder å sikre salg, har direktereklame vist seg å være veldig populært tidligere.
Hvis du sikrer brevet ditt er godt utformetvelskrevet og riktig formatert, kan du nyte et høyt nivå av suksess og konverteringer fra innsatsen din.
Bokmanuskripter
Alle som har skrevet en bok vil gjerne få manuskriptet sitt sett av en agent eller utgiver.
Men for å gjøre dette, er riktig formatering av manuskriptet avgjørende, da ellers vil mange utgivere og agenter ikke engang se på dokumentet, ikke bry deg om å vurdere det for egnethet.
Sørg for at det er det skikkelig utgJegted og formatert før innlevering.
Konvolutter for dokumenter
Det er ikke bare selve dokumentene, men også konvoluttene som må tenkes litt over.
Sørge for at du har riktig konvoluttdesign kan øke sjansene for at folk åpner brevet ditt og leser innholdet.
Salgsbrosjyrer
Du må også legge mye innsats i design og formatering av salgsbrosjyrer hvis du vil at de skal imponere kunder, være enkle å følge, og fremheve viktig informasjon eller nøkkelprodukter som du selger.
Dette er noen av dokumentene som må formateres og utformes riktig for å være effektive.
Hvorfor er dette så viktig?
Så hvorfor er det så viktig å få dokumenter som de som er skissert ovenfor formatert riktig?
Vel, utformingen og formateringen av dokumenter kan ha stor innvirkning på hvorvidt folk legger merke til, finner dem engasjerende og er i stand til å fordøye informasjonen med letthet.
Du trenger at dokumentene dine tjener et bestemt formål, og ved å sikre at du formaterer dem riktig, kan du øke sjansene for at folk leser dem og legger merke til innholdet.
Som vi nevnte tidligere i artikkelen, er noen av hovedårsakene til at riktig design og formatering er så viktig:
- Forbedre klarheten for leserne
- Utheving av nøkkelinformasjon
- Få dokumentet til å se profesjonelt ut
Så la oss se litt nærmere på hver av disse grunnene:
1.) Øke lesbarheten
Å sørge for at dokumentene kan leses med letthet og at informasjonen lett fordøyelig er svært viktig av mange grunner.
Hvis innholdet i dokumentet ikke er godt formatert, vil det gjøre det desto vanskeligere for folk å komme gjennom informasjonen, og det betyr at de er mer sannsynlig å miste interessen og bli frustrerte.
Riktig formatering vil gjøre innholdet mye lettere for øyet, og dette kan utgjøre en stor positiv forskjell.
2.) Forbedring av klarhet
Du vil naturligvis sikre at leserne dine kan forstå alt innholdet i dokumentet fullt ut, men unnlatelse av å formatere det riktig kan føre til forvirring.
Med riktig formatering og layout vil det bli langt lettere for leserne dine å fordøye og forstå innholdet, og det er langt mer klarhet.
3.) Engasjerende lesere
Hvis leserne dine synes dokumentet ditt er forvirrende på grunn av mangelen på formatering og dårlig layout, kommer de absolutt ikke til å engasjere seg i innholdet ditt.
Det raske tapet av interesse betyr at dokumentet ditt kanskje ikke oppfyller formålet.
Ved å fokusere på layout og formatering kan du imidlertid sikre at leserne kan engasjere seg i innholdet.
4.) Utheving av nøkkelinformasjon
Med visse dokumenter er det viktig å trekke oppmerksomhet til nøkkelinformasjon som du virkelig vil at leserne skal se og legge merke til.
Dette er viktig med dokumenter som CV, salgsbrev og reklameflyer, blant annet.
Med riktig formatering blir det langt lettere for deg å fremheve nøkkelpunkter og informasjon slik at de ikke blir savnet eller oversett av leserne.
5.) Få dokumentet til å se profesjonelt ut
Naturligvis vil du at dokumentene dine skal se ut som en del, og bruk av riktig design og formatering spiller en stor rolle for å få dem til å se glatte, polerte og profesjonelle ut.
Dette er noe som da kan ha stor innvirkning på oppfatningen til leserne, da det er langt mer sannsynlig at de ønsker å forholde seg til en bedrift med et profesjonelt image.
Dette er noen av hovedgrunnene til at det er så viktig å fokusere på ting som design og formatering av dokumentene dine.
