Hos SevenTech får vi ofte spørsmål om hvordan man kan redusere størrelsen på en PDF-fil. Filstørrelser styres av ulike standarder, avhengig av backoffice-systemet som brukes av domstolen for å behandle søknadene den mottar. Filen må være mindre enn 35 MB i de fleste eFiling-domstoler i hele USA, mens hver delstatsdomstol kan ha restriksjoner. Men hvis de inkluderer utstillinger som må holdes som høyoppløselige bilder, er det ingen grunn til at PDF-filer skal være hundrevis av gigabyte store. Selv applikasjoner som er hundrevis av sider lange kan reduseres for å møte standarder ved å følge noen få enkle prosedyrer.
Hvordan bestemme størrelsen på PDF-dokumenter?
Vel, det er enkelt å sjekke størrelsen på PDF-en din hvis du bruker Adobe Acrobat. Klikk Fil og deretter Egenskaper. Det vil vise mye informasjon om dokumentet ditt, inkludert størrelsen.
Du kan også navigere til mappen som inneholder dokumentet ditt, høyreklikke på det og velge Egenskaper.
Merk: KB står for kilobyte. En megabyte er 1000 kilobyte; derfor kan et 35 MB dokument være opptil 35 000 KB.
Større filer tar lengre tid å laste opp, er vanskeligere å utveksle elektronisk (for eksempel via e-post), og bruker mer av advokatfirmaets fillagringsplass. Selv når domstoler godtar større filstørrelser, foretrekkes mindre, effektive filer. Hvordan kan du redusere størrelsen på PDF-dokumentene dine? Her er fem raske tips.
Hvordan redusere PDF-størrelsen? 6 beste måter
Unngå å skanne PDF-filer der det er mulig
Det er en vanlig myte at du må skrive ut alt og skanne det sammen for å lage PDF-filer eller slå sammen flere dokumenter og utstillinger til en enkelt PDF. Størrelsen på elektronisk transformerte filer er ofte betydelig lavere enn for skanninger. Kun skannede dokumenter er tilgjengelige i papirform; alle andre dokumenter kan konverteres elektronisk fra selve filen ved å lagre dem som PDF-filer. I tillegg, ved å bruke programvare som Adobe Acrobat, kan separate dokumenter umiddelbart settes sammen som PDF-filer, noe som eliminerer behovet for å skrive ut dokumenter for å kombinere dem.
Lagre som “Redusert PDF”
Det er flere trinn du kan ta hvis filen din fortsatt er ganske stor etter at du har gjort det elektronisk i stedet for via skanning. Den enkleste løsningen er å lagre filen som en redusert PDF. I den nyeste versjonen av Adobe Acrobat velger du formatet, Lagre som annet, og deretter Reduser størrelsen på PDF-en for å åpne PDF-filen du vil lagre som et mindre format. Du vil bli bedt om å velge versjonskompatibiliteten du trenger – den er som standard Keep Existing for å bevare gjeldende filinnstillinger – før du klikker OK for å lagre.
En annen funksjon integrert i Adobe Acrobat er å lagre filen til en redusert størrelse. Gå til Fil, og klikk deretter Reduser filstørrelse. Du vil bli bedt om å velge en mappe for å lagre det komprimerte dokumentet. For å lagre mappen, dobbeltklikk på den.
Disse prosedyrene er raske og enkle, men vær oppmerksom på at de reduserer kvaliteten på bilder og eliminerer digitale signaturer. Bruk i stedet optimaliseringsmetoden beskrevet nedenfor hvis du vil ha mer kontroll over hvordan PDF-filen din komprimeres i Acrobat.
Bruk Adobe Acrobats PDF Optimizer
Det kan være lurt å ha mer kontroll over hvilke deler av dokumentet som noen ganger blir forringet eller eliminert. Velg PDF Optimizer i disse tilfellene. Før du optimerer en fil, analyser plassutnyttelsen – hvilke elementer, som fonter, bilder osv. som bruker mest data. Resultatene kan gi anbefalinger om hvor du best kan redusere filstørrelsen. For å optimalisere PDF-filen, åpne den i Acrobat, og klikk deretter Fil, Lagre som og Optimaliser PDF. Vel, i den resulterende dialogboksen klikker du på Se gjennom plassbruk i øvre høyre hjørne. Du vil se noe som ligner på denne informasjonstabellen.
Takket være optimizeren har du total kontroll over hvilke deler av PDF-en som skal komprimeres. Undersøk hoveddelene av dokumentet og bruk den informasjonen til å hjelpe deg med å bestemme hva som kan komprimeres. Merk av i boksen ved siden av et panel (for eksempel Bilder, Fonter), og velg deretter alternativer fra det panelet. Fordi det er så mange alternativer, er det viktig å gå gjennom Adobes hjelpefil for å forstå hva hver enkelt utretter. Vi forstår at bare noen bruker Adobe Acrobat. Hva er alternativene dine hvis du bruker annen programvare eller den grunnleggende Adobe Reader? Hvis du ikke har Acrobat, er det to ekstra alternativer for å redusere størrelsen på PDF-filen.
Reduser størrelsen når du lagrer i Word
For å konvertere et dokument til PDF i enkelte versjoner av Word, bruk alternativet Lagre som. Avhengig av antall bilder på papiret, resulterer dette alternativet vanligvis i en liten størrelse. Hvis du finner ut at den Word-konverterte PDF-filen fortsatt er for stor, er det et annet alternativ i Word som vil generere en mye mindre fil. Slik bruker du det: Åpne Word-dokumentet som skal konverteres til PDF. Klikk på Fil-menyen, og klikk deretter på Lagre som. Velg PDF og skriv inn filnavnet ditt fra alternativet Lagre som type. Her er det ekstra trinnet: nederst i dialogboksen, der det står Optimaliser for, velger du Minimum størrelse (nettpublisering).
Denne funksjonen må kanskje legges til i påfølgende versjoner av Microsoft Word. Hvis du ikke har dette alternativet og filstørrelsen er for stor, må du kanskje prøve et annet komprimeringsverktøy.
Bruk Print-to-PDF-verktøyet
Andre (ikke-Adobe) PDF-verktøy gir vanligvis alternativer som kan hjelpe deg med å redusere størrelsen på PDF-filen. Men hvis du leter etter et gratis alternativ, er det noen få alternativer. PrimoPDF er nå den mest nedlastede gratis PDF-produsenten (ifølge download.com). Åpne PDF-filen du vil komprimere (i Acrobat Reader og/eller en nettleser for eksempel), trykk Ctrl+P for å åpne utskriftsvinduet, velg PrimoPDF fra listen over tilgjengelige skrivere, og klikk deretter Opprett PDF. Det skal bemerkes at denne metoden, som å lagre som en redusert PDF-fil i Adobe Acrobat, reduserer bildekvalitet og oppløsning.
Bruk Adobe Online PDF Compressor Tool
Selv om du ikke bruker Adobe til å administrere PDF-filene dine, kan du redusere størrelsen på PDF-filen før eFiling ved å bruke deres gratis online komprimeringsverktøy. Det er et enkelt dra-og-slipp-grensesnitt. Du kan også bruke filvalgverktøyet for å finne dokumentet på datamaskinen. Når du har komprimert filen, last den ned tilbake til PC-en. Det skal bemerkes at denne metoden kan føre til kvalitetstap.
