Så du har et flott produkt og et flott nettsted for å selge det, men har e-handelsbedriften din de riktige økonomiske prosessene på plass for å overleve?
I følge a fersk undersøkelse av Small Business Trends mislykkes omtrent 90 % av e-handelsbedriftene i løpet av de første 4 månedene. Prosessrelaterte problemer som «å gå tom for kontanter» og/eller «pris- og kostnadsproblemer» ble sitert av minst en tredjedel av respondentene deres – forhold som ofte kan forebygges ved å utvikle og holde seg til forretningsprosedyrer.
Disse prosessene og prosedyrene blir ofte samlet referert til som “økonomisk hygiene.” Akkurat som vår personlige hygiene holder oss friske, må vi opprettholde gode økonomiske vaner for å bevare vår økonomiske helse.
- Lei en CPA når du starter bedriften din
- Åpne e-posten din
- Opprettholde regnskapskontroller
- Avstem alle finanskontoer
- Forutse utgifter
- Hold øye med gjeld
Lei en CPA når du starter bedriften din
EN Autorisert regnskapsfører (CPA) kan hjelpe deg med å sette opp virksomheten din på riktig måte. Hvis du allerede har lansert, kan han eller hun fortsatt få bokføringen din i riktig retning før kostbare problemer oppstår.
Det er sant at programvare som Sage og Quickbooks gjør det enkelt å gjøre din egen bokføring. Faktisk hjelper de fleste CPAer deg gjerne med å lære hvordan du arbeider med regnskapsprogramvare. Men unnlater å sette opp riktig kontooversikt kan forlate deg i mørket, med et oppsett som er dårlig utformet for din spesielle bransje eller situasjon.
For eksempel satt jeg en gang i et styre der regnskapsprogramvaren ikke fortalte oss om vår økonomiske stilling. Alle inntektene våre gikk inn på én konto kalt «generelle inntekter», og alle utgiftene våre kom fra én konto kalt «generelle utgifter». Ja, rapportene våre var ganske meningsløse.
Etablering av noen få kontoer som fanget hvordan midlene våre kom inn og gikk ut, gjorde at økonomien vår ble levende.
Samme bunnlinje, men bare noen få minutter brukt på å se på den kan fortelle deg:
Riktig bokføring gjennom året lar deg og din CPA forutse skatteforpliktelsene dine og planlegge fremover. Det gjør også prosessen med å lage selvangivelsen relativt enkel, fordi forretningsutgiftene allerede er riktig fordelt på de riktige kategoriene, som bilutgifter, reiseutgifter, måltider og så videre.
Uten skikkelig bokføring, må utgiftene dine beregnes i etterkant (hvis du fortsatt kan). Mange fradrag går tapt fordi en bedriftseier ikke førte tilstrekkelige poster og kvitteringer for å attestere dem.
En CPA eller en kvalifisert bedriftskonsulent bør også hjelpe deg med å utvikle realistiske budsjetter og mål for virksomheten din, slik at du kan utvikle prognoser og vite hvor mye kapital du trenger for å starte virksomheten din.
Åpne e-posten din
Du kan bli overrasket over hvor mange bedriftseiere som unnlater å åpne posten (enten elektronisk eller post) og ta vare på den. Jada, mye av det vil være useriøst, men å ta vare på kontoutskriftene dine, myndighetsvarsel og kundekorrespondanse vil holde virksomheten din på sporet og forhindre at små problemer blir til større.
For eksempel, en offentlig melding om at betalingen av omsetningsavgiften mangler, kommer vanligvis med en liten straff og renter – hvis du oppdager det første gang – men disse kostnadene stiger hvis du ignorerer de første varslene.
Sett av en tid minst en gang i uken (helst oftere) til å gå gjennom alt og behandle det:
- Betale regninger
- Innskuddssjekker
- Svar på kundeklager eller bekymringer (selv de vanskelige)
- Svar på leverandør-, bank- og myndighetsvarslinger
Du tror kanskje rådet om å “sette inn sjekker” ovenfor er unødvendig. Men jeg ble en gang bedt om å makulere en rekke gamle dokumenter for en klient, og fant nesten et dusin uåpnede konvolutter med sjekker på til sammen over tusen dollar – sjekker som nå var utdaterte for lenge siden.
Hvis noe kommer inn som du rett og slett ikke forstår hvordan du skal håndtere, snakk med din CPA eller en annen pålitelig rådgiver. En av instruktørene mine ga klassen min enkle råd som alltid har holdt seg til meg:
Opprettholde regnskapskontroller
Etter hvert som virksomheten din vokser, er elementene nevnt ovenfor ofte de første tingene en bedriftseier ønsker å delegere. Imidlertid opprettholde god regnskapskontroller diktere at du, bedriftseieren, personlig utfører visse oppgaver når det er mulig.
Hvis du har noen andre som skriver papirsjekkene dine, bør du fortsatt signere dem. Du kan få noen andre til å avstemme kontoutskriftene dine, men du bør likevel lese dem. Den verdslige oppgaven med å sjekke postboksen har reddet mer enn én bedriftseier fra fortsatt svindel eller tyveri i organisasjonen, fordi de la merke til en faktura eller annet dokument som ikke ga mening og sporet det opp.
Avstem alle finanskontoer
Forsoning bank- og kredittkortutskrifter bør utføres månedlig. Å avstemme uttalelser betyr å sammenligne dem med postene dine for å sikre at totalsummene er de samme. Nettbank og den daglige transaksjonsnedlastingen til regnskapsprogramvaren din er en god ting, men avstemming holder journalene dine nøyaktige og gir en sjekk på om beløpene som oppgis går dit du tror de går.
For eksempel kan Quickbooks anta at en nedlastet transaksjon for $100 samsvarer med en transaksjon du allerede har angitt for $100. Men disse beløpene kan tilfeldigvis matche, og faktisk kan transaksjonen du skrev inn fortsatt være utestående.
Avstemming av kontoer tvinger deg til å spore opp alle disse transaksjonene, og er også en ny sjanse til å legge merke til hvor betalinger har blitt utført. Du kan for eksempel ha trodd at du satte Google AdWords på vent, men oppdager at det fortsatt blir belastet et kredittkort.
Å ta inventar over ferdigvarene dine, pågående arbeid og råvarer med jevne mellomrom hjelper deg også med å holde forretningspostene dine på punkt – og kan hjelpe deg å oppdage det hvis ting mangler.
Forutse utgifter
Noen utgifter, som å bestille inventar og betale fraktregninger, er forutsigbare. Andre, som lønn, skatter og lånebetalinger, kommer inn til forskjellige tider (ukentlig, annenhver uke, månedlig, kvartalsvis eller til og med årlig).
Det kan være vanskelig å holde styr på hvor mye du vil skylde til forskjellige tider. For å gjøre det enda vanskeligere, trekkes ofte lønnsutgifter automatisk fra kontoen din, klar eller ikke!
En løsning for dette er å opprettholde en kontantstrømprognose som tar for seg alle forventede fremtidige utgifter de neste månedene. En annen tilnærming som mange bedriftseiere bruker, spesielt for lønnsutgifter, er å opprettholde en egen bankkonto. Ved å overføre brutto (dvs. totalt) beløp for lønnsutgifter til det hver lønnsperiode, kan bedriftseieren effektivt spare opp til månedlige og kvartalsvise lønnsskatter etter hvert som de forfaller.
Dedikerte brukskontoer brukes også noen ganger til betydelige forretningsutgifter som inventar. Å sette inn en del av pengene fra alt salg på en inventarkonto betyr at du alltid er økonomisk klar til å bestille mer inventar.
For utgifter som er forutsigbare, men som vil bli realisert med noe uforutsigbare intervaller (som lønns- og varelagereksempler), foretrekkes tilleggsbankkontoene av mange bedriftseiere fordi de gir et klarere bilde av hvor de står, uten å måtte gjøre beregninger i farten.
For eksempel, hvis du trenger en ny $2000 datamaskin i en hast, har du $6000 på hovedbankkontoen, og du vet at din neste lønn allerede er overført til lønnskontoen, vet du at du kan kjøpe datamaskinen.
Du må fortsatt gjøre kontantstrømprognoser, men å ha noen få dedikerte brukskontoer for de kritiske funksjonene som er beskrevet ovenfor, vil hjelpe deg å holde deg organisert, og bedriften din bør ha penger til prioriteringene dine.
Hold øye med gjeld
En viss mengde gjeld kan være uunngåelig i en bedrift, spesielt når den starter opp og/eller vokser. Men med mindre du nøye overvåker gjeld, kan tilgangen til kreditt maskere alvorlige problemer med kontantstrøm og lønnsomhet i virksomheten din. Du kan ganske enkelt våkne opp en dag og oppdage at kredittkortene og/eller forretningskreditten din er tappet ut.
For å unngå dette bør du overvåke gjelden din – sjekk saldoen din minst en gang i måneden for å sikre at de er på vei ned, ikke opp. Hold et regneark slik at du ser hvordan disse saldoene endrer seg over tid. Krypende gjeld er mye lettere å rette opp før den kommer helt ut av hånden enn det vil være senere når du går tom for kreditt og betaler mye renter.
Økonomisk hygiene – det er bra for deg!
Du gikk inn i virksomheten fordi du hadde en god idé, ikke fordi du elsker regnskap. Bokføringsoppgaver, lesing av e-poster og andre administrative oppgaver kan føles som noe annet enn distraksjoner fra å nå målene dine. Men å holde seg på toppen av dem er den beste måten å kontrollere risikoen du løper i virksomheten!
Start din egen nettbutikk på et blunk med StoreBuilder by Hostinger. Få all fordel av vår administrerte WordPress og WooCommerce uten kompleksiteten.
Ingen erfaring med koding? Ikke noe problem.
Det er ingen grunn til å starte fra bunnen av eller føle seg overveldet av en tom skjerm. Bare svar på noen få spørsmål, og i løpet av minutter vil du ha din egen nettbutikk med en intuitiv, lett-å-navigerbar hjemmeside som er optimalisert for å konvertere dine besøkende til kunder. Sjekk det ut!
